3 – 2 – 1 Zahlen kenn ich. Aber Kennzahlen?

3 – 2 – 1 Zahlen kenn ich. Aber Kennzahlen?

Eine Studie regt zum Nachdenken an!

Der Alltag dominiert. Wir halten unsere Firma so gut es geht am Laufen und bemühen uns Kunden und eventuell auch Mitarbeiter zufriedenzustellen. Das operative Geschäft hält uns nicht selten 10-14 Stunden auf Trab. Die freie Zeit am Samstag fällt Verwaltungsaufgaben, dem Erstellen von Angeboten oder anderen administrativen Aufgaben zum Opfer. Im Grunde läuft alles wie immer. Insofern herrscht nicht nur ein Maß an hoher Gewohnheit und Routine vor, sondern, es existiert auch ein gewohnter Tellerrand der eigentlich ein Mindestmaß an Sicherheit geben sollte. Viele Chefs und Führungskräfte können sich dennoch nicht entspannen. Der Grund ist das diffuse Gefühl am Ende des Arbeitstages, dass es einfach wieder nicht gereicht hat. Dass man nicht alles im Griff hat. Dass man von seinem Job, seiner Firma vor sich hergetrieben wird. Hinzu kommen diese komischen Erlebnisse. Da war zum Beispiel dieser Kunde. Er hatte sich zwar nicht negativ, sondern freundlich über die Leistung geäußert, dabei aber nicht den Eindruck von wirklicher Zufriedenheit vermittelt. Die Worte und sein Verhalten wirkten nicht kongruent. Weil wir das Verhalten nicht zuordnen, messen oder einordnen können, nehmen wir diesen Gefühlswiderspruch mit ins Büro, nach Hause und nicht selten bis in den Schlaf. Hinzu kommt, dass an diesem Auftrag wahrscheinlich kein Geld verdient wurde. Natürlich weiß man das erst, wenn nachkalkuliert ist, aber trotzdem, auch wieder solch ein Gefühl von „da stimmt was nicht!“ Addiert man diese täglichen Erlebnisse und die begleitenden Emotionen über einen Monat hoch, dann kann man ungefähr erahnen, wie es vielen Meistern und Führungskräften aktuell und wirklich geht. Diesen Satz höre ich fast täglich zu der aktuellen Situation: „… was soll ich denn noch alles machen?“

Die Macht der Gewohnheit mag es wohl sein, dass man nichts ändert. Letztlich geht es so lange bis uns ein Ereignis, dass man unmöglich ignorieren oder aufschieben kann, zwingt in die Tiefe dieser Situation hinab zu tauchen. Ein solch zwingendes Ereignis kann z. B. dieser Kunde sein, der jetzt nicht zahlt und uns deshalb in finanzielle Schwierigkeiten bringt. Im schlimmsten Fall folgt darauf der Anruf der Bank, die uns freundlicherweise mitteilt, dass die Finanzierung des neuen Geschäftswagens nicht funktioniert. Unser Gewissen schlägt sofort Alarm, gießt heftig Öl in das Feuer der vorhandenen Zweifel: „Habe ich’s doch gewusst. Hätte ich mich doch nur früher um das Thema gekümmert. Das ist jetzt die Quittung, weil ich dies und jenes einfach ignoriert habe“. So oder ähnlich lauten die Dialoge mit denen wir uns zusätzlich stressen und abwerten. Letztlich wird eine Sonderschicht eingelegt, alle Unterlagen und notwendigen Papiere gesammelt, ausgewertet um sich ein Bild von der aktuellen Lage zu machen und die Reaktion der Bank nachvollziehen zu können. „Wie konnte sie so schnell reagieren?“ Ganz einfach, weil sie ihre Kunden anhand von Kennzahlen bewertet. Sie verfügt über ein Frühwarnsystem. Die Basis sind ein paar Kennzahlen. Nicht, dass man dafür ein besonderes Wissen, oder eine besondere Weisheit oder geheime Berechnungen und Tabellen bräuchte. Nein es sind nur 3-5 Kennzahlen, die ausreichen. Und schon erinnern wir uns an den letzten Lehrgang, vielleicht den letzten Vortrag oder unsere Ausbildung, die das Thema Finanzen und Kennzahlen behandelten. Wieder dieses Gefühl der Unzulänglichkeit. Nach dem Tal des Ärgers und der Tränen folgt die Phase der wiederkehrenden Motivation. Ohne sie hätten wir den Job schon längst aufgegeben. Aber wie lange bleibt sie uns erhalten? Wie im Zeitmanagementseminar gelernt, setzen wir ein Zeitfenster im Kalender fest, um das Defizit aufzuarbeiten. Doch das Tagesgeschäft hat einen eigenen Willen und vereitelt den geschmiedeten Plan.

Es ist nicht so, dass wir Zahlen nicht kennen würden, natürlich nicht. Ein jeder Unternehmer, Meister oder Geschäftsmann handelt tagtäglich auf Basis von Zahlen. Das beginnt schon mit dem Klingeln des Weckers zu einer bestimmten Uhrzeit. Wir kochen unseren Kaffee, messen die Menge des Kaffees und des Wassers ab, um die gewünschte Mischung und Stärke der anregenden Flüssigkeit zu erhalten (Mischungsverhältnis). Wir verlassen das Haus zu einer bestimmten Uhrzeit und wissen in etwa, wie lange wir zu unserem Büro oder Arbeitsplatz brauchen (Entfernung pro Zeit). Angekommen im Job sind es Zahlen, die uns lenken. Jeder, gleich welches Gewerk und Arbeit, trifft Entscheidungen auf Basis von Zahlen. Leistungsmerkmale, Güteklassen, Wirkungsgrade, Mischungsverhältnis, Zusammensetzung, Schnelligkeit, Langsamkeit, Geldbeträge und auch unser Gesundheitszustand werden mit Zahlen belegt. Wir hantieren damit, ganz selbstverständlich gesteuert durch unseren Autopiloten. So wissen die meisten auch, dass es einen Cholesterinwert und Gesundheitsgrenzen gibt. Wirklich bewusst wahrnehmen werden wir die Werte erst, wenn der Arzt uns mitteilt, dass unsere Gesundheit in großer Gefahr ist, weil unser Cholesterinwert die kritische Grenze um 100% übersteigt. Der Zugang zu diesem Ergebnis und die Bewertung ist jetzt ein anderer. Und er löst ganz automatisch eine ganze Serie von Gedanken, Handlungsmaßnahmen und Vorsätzen ein. Der Grund: Unser Schmerzzentrum im Gehirn wurde aktiviert und mobilisiert unsere Energie, um weiteren Schaden abzuwenden. Plötzlich werden Dinge möglich, die vorher in weiter Ferne lagen und erfolgreich ignoriert wurden. Und alles nur wegen einer Zahl. Und es gibt viele davon. Wer sich bei einem Arzt einem Gesundheitscheck unterzieht erhält nicht nur eine Kennzahl zum Cholesterin, sondern zu vielen anderen Körpereigenschaften. Sie geben in Summe Auskunft über unseren Gesundheitszustand. Sind die Kennzahlen im grünen Bereich ist Entspannung angesagt. Was letztendlich für unsere Gesundheit zutrifft, können wir auch auf die Gesundheit eines Unternehmens oder unseres Betriebes übertragen.

Einer Studie von YouGOV im September 2018 schärft den Sinn zu diesem Thema. Untersucht wurde, wie viele Unternehmen ihre Prozesse mittels Kennzahlen auswerten und steuern. Das Ergebnis überrascht, denn nur 25 % der befragten Unternehmen führen systematisch die Erhebung von Kennzahlen durch. Wenn man bedenkt, dass nur derjenige den Erfolg einer Prozessautomatisierung wirklich beurteilen kann, der die wesentlichen Kennzahlen und Kosten seiner Prozesse auch kennt, dann stellt sich zwangsläufig die Frage, wie erfolgreich die Zukunft sein wird. In der Studie heißt es unter anderem: „Dabei lässt sich feststellen: je größer das Unternehmen, desto häufiger werden die wesentlichen Prozesskennzahlen aller Prozesse überwacht. Während nur 11 % der Unternehmen mit bis zu 19 Mitarbeitern die Prozess Kennzahlen vollständig messen, sind es bei Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern immerhin schon 28 %. Das größte Interesse an einem Überblick über ihre Geschäftsprozesse haben Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern (33 %). Legt man den Umsatz als Messgröße zugrunde, ergibt sich ein ähnliches Bild.“

Man mag es kaum glauben, dass 75% der Befragten nicht wissen, wie gut oder schlecht, wie effektiv oder defizitär die Produktion und deren Prozesse verlaufen, weil sie nicht gemessen werden. Sicher ist, dass sich Defizite irgendwann bemerkbar machen. Wenn Kosten zu stark steigen. Wenn der Kunde die Preiserhöhungen oder Produktionszeiten nicht mehr akzeptiert. Aber kehren wir vor unserer eigenen Haustür. Ein Beispiel soll es noch mehr verdeutlichen. Stellen Sie sich vor Sie haben einen Flug gebucht. Nach dem einchecken werden sie direkt auf das Rollfeld gebeten, um das Flugzeug zu besteigen. Der Pilot begrüßt sie an der Tür und weist höflich darauf hin, dass die Treibstoffanzeige, der Höhenmesser, das Navigationsgerät und Teile des Bordcomputers ausgebaut wurden und sich in der Wartung befinden. Ihm fehlen wesentliche Daten und Fakten. Er bittet sie ihm und seinem Sichtflug zu vertrauen. Er lächelt ihnen zu und sagt: „Es wird schon gut gehen. Bisher bin ich immer wieder heruntergekommen“. Würden Sie in dieses Flugzeug einsteigen? Es gibt zahlreiche Studien aus vielen Bereichen zum Thema Kennzahlen die man aufführen kann: Kennzahlen für Einkäufer ebenso, wie Kennzahlen für Broker, Börsenwerte, Finanzen, Gesundheitswesen und nicht zuletzt für unser menschliches Verhalten. Wie nutzen wir sie?

Jeder Mensch handelt und agiert mit oder auf Basis von Zahlen. Und jeder, der die vier Grundrechenarten beherrscht ist definitiv in der Lage mit Kennzahlen zu operieren. Die Angst vor finanziellen Kennzahlen ist aus meiner Erfahrung ebenso groß, wie unbegründet. Eine Kennzahl ist nichts anderes als die Kombination mehrerer uns bereits bekannter Zahlen. Sie werden in ein bestimmtes Verhältnis gesetzt und geben kurz und bündig Auskunft über, z.B. den Erfolg eines Unternehmens oder betrieblichen Sachverhalten und Vorgänge. Es sei noch einmal erinnert, dass jeder mit Kennzahlen im Alltag ganz selbstverständlich hantiert. Beispielhaft sei der Spritverbrauch eines PKWs, Liter/Kilometer, genannt. Selbst Kinder, die lernen in ihren Kakao selbst zu zubereiten gibt man eine Kennzahl zur Orientierung anhand: zwei gehäufte Löffel Kakao auf eine große Tasse! Das Ungewohnte ist für viele, dass es sich im Geschäftsleben um andere Einheiten, als die gewohnten aus der fachlichen Tätigkeit handelt. Wer z. B. das Mischungsverhältnis für das Anmachen von Beton kennt und erklären kann, der versteht auch die Kennzahl, Umsatzrendite (Gewinn im Verhältnis zum Umsatz). Natürlich muss eine Kennzahl auch Sinn machen und über Aussagekraft verfügen. Den Umsatz ins Verhältnis zu der Anzahl der Autoreifen der Firmenfahrzeuge zu setzen ist durchaus möglich, kann auch rechnerisch dargestellt werden, ergibt aber keinen Sinn, hat keine Aussagekraft für Entscheidungen oder Veränderungen.

Dass die Arbeitsdichte zunimmt ist unbestritten und wird ebenfalls durch zahlreiche Studien, auch von Krankenkassen, belegt. (Bsp.: Studie: 87 Prozent der Menschen in Deutschland sind gestresst. Jeder Zweite glaubt, von Burn-out bedroht zu sein. Quelle BKK 04/18). Die Anzahl der auf uns einströmenden äußeren Reize ist ebenfalls ungebrochen. Allein die Anzahl der Werbebotschaften belaufen sich laut Netz auf 5.000 bis 10.000 pro Tag. Die Anforderungen der Kunden, die Weiterentwicklung von Produkten, die zunehmende Digitalisierung von Prozessen, die Informationsflut im Internet und die sich immer schneller verändernden Umweltbedingungen fordern uns in höchstem Maße. Trotz dieser zunehmenden Belastung gilt es für Führungskräfte gute Entscheidungen im Sinne des Unternehmens und der beteiligten Menschen zu treffen. Und hier kommen wieder die Kennzahlen ins Spiel, weil sie dies erleichtern. Verdeutlichen wir das noch einmal mit dem Beispiel des PKWs: Unser Bordcomputer berechnete sämtliche Daten, die sich aus unserer Fahrweise ergeben, bilden daraus entsprechende Kennzahlen und bilden diese in Form von Tachos oder andere Anzeigen ab. Die Entscheidung zur Tankstelle zu fahren, treffen wir aufgrund der Tankanzeige. Wir selbst müssen nicht berechnen, wie viel verbraucht wurde oder über welche Reichweite wir noch verfügen. Ein Blick auf die Tankuhr genügt. Und mit diesem Blick geschieht das Entscheidende im Umgang mit Kennzahlen: Wir interpretieren sie, indem wir entschließen, wann wir zur Tankstelle fahren werden. Die Ablehnung im Umgang mit Kennzahlen basiert häufig auf der falschen Annahme, dass man sich ihnen unterwerfen muss und das Handeln von Kennzahlen bestimmt wird. Das Gegenteil ist der Fall. Nicht die Zahl entscheidet über mich und mein Verhalten, sondern ich entscheide, indem ich sie interpretiere und analysiere, welche Entscheidung und Maßnahme ich zu welchem Zeitpunkt treffen möchte. Dies gilt auch für den Umgang mit zu hohen Cholesterinwerten. Jedem steht es frei sie ernst zu nehmen oder sie einfach zu ignorieren. Die Verantwortung trägt jeder selbst.

Ein Arzt hat ein Mindestmaß an Kennzahlen um die Gesundheit eines Menschen zu beurteilen. Für die Führung einer Firma gibt es diese ebenfalls. Sie werden eingesetzt zur Messung des Erfolges (z. B. Kapitalrentabilität), von Fortschritt oder Entwicklung (z. B. Wachstum), Bewertung unterschiedlichster Dinge (z.B. Kundenzufriedenheit, Anzahl Reklamationen), als Frühwarninstrument (z. B. Liquidität) und zur Analyse, wie z. B. Bilanzanalyse. Der häufigste Fehler beim Erfassen von Kennzahlen liegt in der Anzahl und der Aussagekraft. Die Empfehlung grundsätzlich lautet „weniger ist mehr“ und dabei muss die Kennzahl über einen entscheidenden Informationsgehalt verfügen.

Auch bei dem Verfassen dieses Artikels orientiere ich mich an Kennzahlen: Gesamtanzahl der Zeichen, Anzahl der Zeichen pro Seite und Anzahl der Zeichen mit oder ohne Leerzeichen. Das hilft mir sehr, denn es gibt mir Orientierung und einen Rahmen in dem ich mich bewege.

Tutzing Juli 2019